No Budgeting

Performance Management without Traditional Budgeting

Achtung - Wie Forecasts Ihr Budget zum Einsturz bringen!

von Wolf-Gerrit Benkendorff 

Ändern sich im Laufe eines Geschäftsjahres die ursprünglich zugrunde gelegten Annahmen (z.B. über Kundenverhalten, Wachstum, Projektwirkungen etc.), dann ändert sich auch die Bedeutung der einzelnen finanziellen Führungs- und Steuerungsinstrumente. Dabei kann der Forecast das Budget teilweise oder sogar vollständig zum Einsturz bringen.

Grundprinzip der traditionellen Budgetierung

Bei der traditionellen Budgetierung wird im Herbst ein Plan für das Folgejahr erarbeitet. Dieser Masterplan basiert auf den bestmöglichen Annahmen über das Folgejahr. Das Budget (im Folgenden als Masterbudget bezeichnet) ist die quantitative und damit messbare Repräsentation (in EUR, Stück, Minuten, Prozent etc.) dieses Masterplans.

In der traditionellen Budgetierung bildet das Masterbudget die Grundlage für die unterjährige finanzielle Führung- und Steuerung: In die Vergangenheit gerichtet als Budget-IST Vergleich, in die Zukunft gerichtet als Budget-Forecast Vergleich.

Grundprinzip des Forecasting

Ein Forecast beschreibt erwartete zukünftige Ergebnisse auf Basis von aktuellen Annahmen. Forecasts lassen sich gut mit Hilfe von Wahrscheinlichkeiten beschreiben. Dies verdeutlicht, dass die Zukunft offen ist und eine grosse Bandbreite von zukünftigen Ergebnissen eintreten kann.

Ein Plan ist im Gegensatz dazu eine Absichtserklärung und beschreibt, wie die Zukunft gestaltet werden soll. Deshalb lässt sich ein Plan nicht mit Hilfe von Wahrscheinlichkeiten beschreiben. Entweder sieht der Plan z.B. eine neue Marketingkampagne vor oder nicht.

Zusammenspiel von Forecasting und Planung

Der Unterschied von Forecast und Plan wird im Forecast-Prozess deutlich. Gedanklich lässt sich ein Forecast-Prozess in 3 Schritte unterteilen.

Schritt 1: Erstellen des Forecasts: Welche zukünftigen Ergebnisse erwarten wir auf Basis der aktuellen Annahmen?

Schritt 2: Erarbeiten korrektiver Massnahmen: Zeigt der Forecast zukünftige Ergebnisse, mit denen wir nicht zufrieden sind? Dann soll mit korrektiven Massnahmen soll verhindert werden, dass der Forecast aus Schritt 1 Realität wird.

Schritt 3: Anpassung des aktuellen Plans: Aktueller Plan + korrektive Massnahmen = angepasster Plan.

Lediglich Schritt 1 ist ein Forecast. Die Schritte 2 und 3 sind Planungsaktivitäten. In der Praxis wird oft nur Schritt 3 als Forecast bezeichnet und dem Management präsentiert. In diesem Fall gehen für das Management wesentliche Informationen verloren:

  • Wie gross ist erwartete Ziel-Lücke? (Schritt 1)
  • Wie gross ist das Risiko, dass wir unsere ursprünglichen Ziele verfehlen? Meist gilt: je grösser die Ziel-Lücke, desto höher das Risiko. Das gilt auch, wenn wir davon ausgehen, dass wir die Ziel-Lücke mit Hilfe von korrektiven vollständig schliessen können.

Das Zusammenspiel von Plan-Aktualisierung und Masterbudget

Ändern sich im Laufe eines Geschäftsjahrs die ursprünglich getroffenen Annahmen, dann deckt der Forecast (Schritt 1) eine Ziel-Lücke auf. Korrektive Massnahmen (Schritt 2) führen zur Anpassung des (Master)Plans, z.B. zusätzliche Marketingmassnahmen, Einstellungsstopp, Verschieben von Investitionen. (Schritt 3).

Während der (Master)Plan angepasst wird, bleibt das Masterbudget als seine quantitative Repräsentation unverändert. Planung und Masterbudget werden entkoppelt. Dadurch ist das Masterbudget für die unterjährige finanzielle Führung- und Steuerung nur noch stark eingeschränkt nutzbar: Bei einer zusätzlichen Marketingmassnahme ist die Überschreitung der Marketingkosten aus dem Masterbudget dann eine positive Nachricht. Ein Sachverhalt, auf den jeden Monat aufs Neue in der Berichtskommentierung hingewiesen werden muss.

Oft findet die Entkoppelung von Masterplan und Masterbudget in der zweiten Jahreshälfte statt. Dann sind die ursprünglich zugrunde gelegten Annahmen mindestens 9 Monate alt.

Wie Forecasts Ihr Budget zum Einsturz bringen

Was meine ich nun damit, dass Forecasts das Budget teilweise oder sogar vollständig zum Einsturz bringen?

Bei einem teilweisen Einsturz wird das ursprüngliche Ziel beibehalten. Mit korrektiven Massnahmen wird versucht die Ziel-Lücke zu schliessen. Ein angepasster Plan entsteht. Das Masterbudget bildet zwar noch das richtige Ziel ab – der Weg zum Ziel ist nun aber ein veralteter Plan.

Bei einem vollständigen Einsturz wird auch das ursprüngliche Ziel aufgegeben. Selbst mit Hilfe von umfangreichen korrektiven Massnahmen lässt sich die Ziel-Lücke nicht schliessen. Es gibt also ein neues Ziel: «Was können wir in der verbleibenden Zeit noch erreichen?» und einen Plan dazu: «Wie bewerkstelligen wird das?». Das Masterbudget ist in diesem Fall doppelt obsolet. Es repräsentiert einen veralteten Plan, der nicht zum neuen Ziel führt.